AVG

De bescherming van persoonsgegevens is een grondrecht dat door middel van Europese en nationale wetgeving wordt beschermd. Onder andere in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden eisen gesteld aan de verwerking van persoonsgegevens. Een persoonsgegeven is “elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon”. Een verwerking is “elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens” zoals het verzamelen, ordenen en opslaan van persoonsgegevens.

Scouting President F.D. Roosevelt (hierna: Scouting PFDR) heeft de bescherming van de persoonsgegevens van iedereen die bij de vereniging betrokken is hoog in het vaandel staan. Scouting PFDR houdt zich bij de verwerking van persoonsgegevens altijd aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving met betrekking tot privacy. Hieronder wordt een aantal zaken nader uitgewerkt.

Grondslag

Een verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan op grond van een in de AVG genoemde grondslag. In het geval van Scouting PFDR wordt deze grondslag gevonden in één van de volgende grondslagen:

• De toestemming van de betrokkene.
• De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is. Hieronder worden ook het lidmaatschap bij Scouting PFDR en de opgave van een betrokkene voor een activiteit van Scouting PFDR verstaan.
• De behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Scouting PFDR. Hieronder wordt onder andere verstaan het belang om een overzicht te hebben van alle leden en vrijwilligers die binnen/voor Scouting PFDR actief zijn.

Algemene uitgangspunten verwerking persoonsgegevens

Bij de verwerking van persoonsgegevens binnen Scouting PFDR worden de volgende algemene uitgangspunten altijd nageleefd:

• Persoonsgegevens worden altijd op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
• De verwerking van persoonsgegevens binnen Scouting PFDR is beperkt tot de verwerkingen die zijn opgenomen in Scouts Online.
• Er worden alleen persoonsgegevens verwerkt voor zover deze noodzakelijk zijn met het oog op de doelen zoals deze in Scouts Online zijn geformuleerd.
• Persoonsgegevens worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt.
• Persoonsgegevens worden, met uitzondering van de uitwisseling van persoonsgegevens van leden tussen Scouting PFDR en de landelijke scouting niet gedeeld met derden.
• Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze verkregen zijn.
• Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan voor het te dienen doel noodzakelijk is.
• Foto’s op de internet- en/of Facebookpagina van Scouting PFDR worden op verzoek van een betrokkene, diens vertegenwoordiger of een andere belanghebbende onverwijld en zonder discussie verwijderd.

Bijzondere persoonsgegevens

Veel van de leden van Scouting PFDR hebben een lichamelijke en/of verstandelijke beperking. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens over gezondheid of over medicijngebruik. Deze gegevens worden alleen intern vastgelegd voor zover dit voor de zorgverlening en of begeleiding van betrokkene nodig is. Het bespreken of delen van deze bijzondere persoonsgegevens gebeurt alleen met die personen voor wie dit strikt noodzakelijke is met het oog op het bieden van zorg en begeleiding. Incidenteel is het noodzakelijk dat er over de begeleiding van een betrokkene afstemming plaatsvindt tussen Scouting PFDR en een instantie aan wie de zorg voor die betrokkene is toevertrouwd en/of de wettelijke vertegenwoordiger.

• Persoonlijke gegevens worden per speltak bewaard op de blokhut in een afgesloten kast.
• Er mogen geen gegevens van leden op eigen divisies, zoals telefoon en computer, van de leiding of bestuur worden bewaard. Alle gegevens kunnen worden ingezien op SOL.
• Nieuwe leden en leiding dienen voor start eerst zelf een aanmelding te regelen via sol. Dus eerst inschrijven dan pas proefdraaien. Indien het proefdraaien omgezet kan worden naar officieel lid zal de gegevensbeheerder de aanmelding omzetten naar inschrijving.
• Voor nieuwe leiding geldt dat er eerst VOG geregeld wordt via de voorzitter/ gegevensbeheerder.
• Verslagen en weekend brieven via de mail worden via BCC verstuurd.
• Er worden geen adressenlijsten meer verstuurd, alles staat in SOL.
• Indien van toepassing kan een facebookpagina per speltak gebruikt worden echter met restricties van geselecteerde personen.
• Updaten gegevens medicatie, naam, adres, en woonplaats gegevens valt onder de verantwoordelijkheid van het lid via SOL.
• Brief maken naar iedereen om in te lichten over de AVG en wat dat betekend voor iedereen alsmede toestemming voor gebruik van foto en film.